Beim Neubau oder einer umfangreichen Sanierung muss der Energieausweis durch die Bauvorlageberechtigten zusammen mit dem Bauantrag eingereicht werden. Für Bestandsgebäude wird nur im Falle eines "Nutzerwelchsels" ein Energieausweis benötigt, also etwa beim Verkauf, der Vermietung, der Verpachtung oder der Vergabe im Rahmen eines Leasingvertrags. Dies gilt sowohl für Wohngebäude (Ein-, Zwei- und Mehrfamilienhäuser) als auch für Nichtwohngebäude (z. B. Büro- und Verwaltungsgebäude, Geschäftshäuser, Schulen, Krankenhäuser, Hotels und Gaststätten). Sollen im Rahmen eines Sanierungsvorhanbens Fördermitel der öffentlichen Hand in Anspruch genommen werden, wird ebenfalls ein Energieausweis benötigt.

Für Wohngebäude, die bis 1965 erbaut wurden, beginnt die Ausweispflicht zum 01. Juli 2008. Später errichtete Wohngebäude sind ab dem 01. Januar 2009 betroffen. Für alle Nichtwohngebäude ist der 01. Juli 2009 Stichtag. Selbstverständlich können Energieausweise auch schon jetzt auf freiwilliger Basis erstellt werden.

Rechtlich betrachtet ist die Ausstellung des Energieausweises Pflicht des Gebäudeeigentümers. Er muss potenziellen Interessenten den Energieausweis auf Verlangen "zugänglich machen". Die Aushängung einer Kopie kann auf freiwilliger Basis erfolgen. In "öfftenlichen Gebäuden" (z. B. Behörden, Schulen, Krankenhäuser) mit einer Nettogrundfläche von mehr als 1.000 m² muss der Energieausweis an einer gut sichtbaren Stelle ausgehängt werden. Die Aushangpflicht besteht unabhängig von einem Verkaufsvorhaben oder einer Vermietung.

Der Energieausweis ist ausschließlich für den Fall des Nutzerwechsels durch Verkauf oder Neuvermietung vorgeschrieben. Nicht betroffen sind Immobilienbesitzer, die ihr Eigentum selbst nutzen, vererben, verschenken oder in einem bestehenden Miet-, Pacht- oder Leasingverhältnis an einen Fremdnutzer vergeben haben. Wenn kein Nutzerwechsel stattfindet und auch keine anderen verpflichtenden Gründe vorliegen, besteht kein gesetzlicher Zwang für die Ausstellung eines Energieausweises. Für kleine Gebäude (weniger als 50 m² Nutzfläche) müssen keine Energieausweise ausgestellt werden. Auch für Baudenkmäler ist der Energieausweis nicht verpflichtend vorgeschrieben.

Potenzielle Mieter oder Käufer können sich den Energieausweis vom Gebäudeeigentümer vorlegen lassen, um sich einen Eindruck über die energetische Gebäudequalität machen und mögliche Schwachstellen erkennen zu können. Sie haben einen Rechtsanspruch, das Dokument einzusehen. Der Eigentümer kann auf freiwilliger Basis eine Kopie des Dokumentes aushändigen.

Der Energieausweis für Bestandgebäude muss drei wesentliche Aussagen enthalten: - Energiekennwerte über die Gesamtenergieeffizienz des Objektes - Vergleichswerte zu anderen Gebäuden - Modernisierungsempfehlungen zur Steigerung der Energieeffizienz

Grundsätzlich stehen zwei Verfahren zur Verfügung: die Berechnung auf Basis des Energiebedarfs und die Ermittlung auf Basis von Energieverbrauchswerten.

- Der bedarfsbasierteEnergieausweis beurteilt die vorhandene Gebäudedichtheit und Anlagentechnik unter energetischen Aspekten, unabhängig von Standort, Nutzung und Witterungseinflüssen. Da dieser Ausweis mit einem höheren Aufwand verbunden ist, ist hier auch mit höheren Kosten zu rechnen. Jedoch kann man nur aus diesem Ausweis auch sinnvolle Sanierungsempfehlungen ableiten. Für Sanierungen nach Vorgaben der KfW-Förderbank ist der bedarfsorientierte Energieausweis, am besten im Zuge einer Energieberatung, unumgänglich.

- Der verbrauchsbasierte Energieausweis orientiert sich ausschließlich am witterungsbereinigten Energieverbrauch des Objektes. Hierzu werden die Verbrauchsdaten der letzten drei Jahre benötigt. Sanierungsempfehlungen können aus diesem Ausweis aber nicht abgeleitet werden, dafür ist dieser Ausweis die günstigere Variante. Bei Ausstellung bis zum 30.09.2008 kann die Art des Energieausweises unabhängig von der Art des Gebäudes noch frei gewählt werden.

Danach muss für Wohngebäude mit bis zu vier Wohneinheiten, für die der Bauantrag vor dem 01. November 1977 gestellt wurde, ein Bedarfsausweis ausgestellt werden. Davon ausgenommen sind Objekte, die in der Zwischenzeit saniert wurden und mindestens den energetischen Stand der 1. Wärmeschutzverordnung erreicht haben; für diese besteht auch weiterhin Wahlfreiheit. Für alle nach 1978 errichteten Wohngebäude sowie für alle Nichtwohngebäude kann auch künftig zwischen beiden Ausweisarten gewählt werden. Werden im Rahmen von Sanierungsmaßnahmen Fördermittel der öffentlichen Hand beantragt, z. B. aus Programmen der Kreditanstalt für Wiederaufbau (KfW), muss künftig ein Bedarfsausweis vorgelegt werden.

Der Energieausweis wird grundsätzlich für das gesamte Gebäude ausgestellt. Nur wenn sich die Gebäudeteile in der Art der Nutzung unterscheiden, können separate Energieausweise für die jeweiligen Gebäudeteile sinnvoll sein. Die Gültigkeit des Energieausweises beträgt 10 Jahre ab dem Ausstellungsdatum.